Model de inventar AI și reguli interne
Fișierul este un ajutor de organizare. Nu este un formular obligatoriu pentru toate companiile și nu stabilește categoria juridică a unui sistem AI. Completarea și aprobarea internă a unei fișe nu înlocuiesc analiza cerințelor aplicabile.
Fă un inventar al utilizărilor reale
Întreabă ce instrument este folosit, pentru ce sarcină, cu ce date și cine verifică rezultatul. Include funcțiile AI din aplicațiile deja cumpărate: un asistent din CRM poate conta la fel de mult ca un chatbot separat. Inventarul de mai jos este o recomandare practică, nu un formular universal impus tuturor firmelor prin AI Act.
| Întrebare | Ce consemnezi |
|---|---|
| Ce folosim? | Aplicația, furnizorul, versiunea sau funcția și contul aprobat. |
| În ce scop? | Sarcina concretă și persoanele afectate de rezultat. |
| Ce trimitem? | Categorii de date, documente și informații confidențiale. |
| Ce facem cu răspunsul? | Schiță internă, comunicare publică, recomandare ori decizie. |
| Cine răspunde? | Responsabilul utilizării, verificatorul și calea de escaladare. |
Trei utilizări, trei întrebări diferite
| Utilizare fictivă | Ce se schimbă | Cum organizezi analiza |
|---|---|---|
| Schiță de prezentare din materiale publice | Rezultatul poate ajunge pe site și poate conține afirmații greșite. | Stabilești verificarea surselor și a dreptului de folosire a materialelor. Persoana desemnată aprobă publicarea. |
| Rezumat al unei oferte primite de la client | Apar informații confidențiale și, posibil, date personale. | Oprești introducerea documentului până verifici dreptul de utilizare, necesitatea datelor, furnizorul și regulile interne. |
| Selectarea candidaților | Rezultatul poate influența accesul unei persoane la un loc de muncă. | Reanalizezi scopul, rolurile, încadrarea AI Act, cerințele GDPR și efectele asupra persoanelor, înainte de utilizare. Modelul nu dă verdictul juridic. |
Situațiile de mai sus ilustrează o metodă de lucru. Nu sunt o listă de permisiuni legale și nu clasifică automat sistemele. O utilizare nouă nu preia aprobarea celei vechi doar pentru că aplicația este aceeași.
Clarifică rolul companiei
AI Act distinge, între altele, furnizorul și implementatorul. Utilizarea profesională a unui sistem aflat sub autoritatea organizației poate însemna rol de implementator; dezvoltarea sau punerea în funcțiune sub nume propriu poate schimba analiza. Încadrarea se verifică din activitate și scop, inclusiv când modifici un sistem sau îl integrezi într-un serviciu.
Folosirea AI nu declanșează automat toate obligațiile regulamentului. Înaintea lansării unei utilizări, verifică rolul, scopul, categoria juridică, excepțiile și calendarul aplicabil. O funcție de redactare și un sistem care influențează evaluarea angajaților nu pot primi aceeași analiză doar fiindcă folosesc aceeași tehnologie.
Stabilește ce date pot fi introduse
- Precizează ce informații sunt permise și ce categorii necesită aprobarea unei persoane responsabile.
- Verifică termenii furnizorului, setările de folosire a datelor, accesul, păstrarea și eventualele transferuri.
- Pentru date personale, analizează scopul, temeiul și necesitatea; simpla aprobare internă a instrumentului nu rezolvă cerințele GDPR.
- Oferă exemple din munca echipei: un text public, o ofertă confidențială și un dosar de personal au condiții diferite de utilizare.
Sursă: GDPR, art. 5, 6 și 28: principii, legalitatea prelucrării și relația cu persoanele împuternicite.
Descrie verificarea rezultatului
„Verifică răspunsul” este prea vag. Pentru un articol, verificarea poate însemna deschiderea surselor, confirmarea citatelor și corectarea formulărilor. Pentru un calcul, înseamnă refacerea formulei pe un exemplu cunoscut. Pentru cod, înseamnă revizuire și teste. Persoana care aprobă trebuie să știe ce controlează și când oprește folosirea rezultatului.
Exemplu: echipa folosește AI pentru o primă schiță de prezentare, pe baza unor informații publice. Publicarea rămâne la responsabilul de comunicare. Dacă aceeași utilizare se extinde la selecția candidaților, se oprește aplicarea mecanică a regulii inițiale și se reanalizează scopul, datele și obligațiile. Acesta este un exemplu de organizare, nu o încadrare juridică finală a unui sistem.
Pregătește instruirea pentru rolurile reale
În forma consolidată verificată, art. 4 cere furnizorilor și implementatorilor măsuri care sprijină dezvoltarea alfabetizării în domeniul IA a personalului și a celorlalte persoane care operează sau utilizează sisteme în numele lor. Se ține cont de cunoștințe, experiență, educație, formare, context și persoanele afectate. Textul precizează că obligația nu cere garantarea unui anumit nivel de cunoștințe al fiecărei persoane.
Sursă: AI Act, art. 4 alin. (1), în forma consolidată din 27 iulie 2026.
Ca organizare internă, păstrează temele parcurse, publicul, data și situațiile discutate. Instruirea unei echipe care redactează texte poate avea alt conținut decât cea pentru echipa care configurează integrarea într-un produs. O diplomă sau bifarea participării nu demonstrează, singure, că toate obligațiile utilizării sunt îndeplinite.
O regulă internă pe care echipa o poate aplica
- Scopuri permise și utilizări care cer analiză înainte de pornire.
- Instrumente și conturi aprobate, cu persoana care actualizează lista.
- Date permise, limite de confidențialitate și verificarea rezultatului.
- Persoana care poate aproba folosirea rezultatului și situațiile în care se oprește procesul.
- Modul în care se semnalează o eroare și se reanalizează o utilizare schimbată.
Cum completezi fișierul cu echipa
- Alege o utilizare care există deja sau este propusă. Completează scopul, datele și felul în care va fi folosit rezultatul.
- Stabilește responsabilul, verificatorul și situațiile în care folosirea se oprește. O listă de aplicații aprobate nu răspunde singură acestor întrebări.
- Adaptează exemplele din foaia „Reguli de lucru”. Păstrează numai regulile pe care echipa le înțelege și le poate aplica; consemnează aprobarea reală.
- Planifică instruirea pe situații concrete și păstrează o legătură cu materialele parcurse. Reia analiza când se schimbă scopul, datele sau configurația.
Ce înseamnă starea din model?
- De analizat
- Informațiile sau decizia lipsesc. Nu este o aprobare implicită.
- Permis cu condiții
- Este o decizie internă pentru utilizarea descrisă, în condițiile consemnate. Nu înseamnă certificare sau îndeplinirea automată a tuturor obligațiilor.
- Oprit până la clarificare
- Utilizarea nu continuă până când persoanele responsabile lămuresc problema și decid următorul pas.
Surse și limite
Surse consultate pentru revizia din 14 octombrie 2026. Articolele și versiunile relevante sunt indicate lângă explicații. Exemplele de organizare sunt orientative; analiza obligațiilor unei companii depinde de faptele sale și de forma aplicabilă a normelor.