Organizezi informațiile despre prelucrări, persoane responsabile, destinatari și materiale. Cererile și evaluările se leagă de procesele pe care le privesc.
Instrument de suport, nu garanție de conformitate.
Registrul GDPR descrie activitățile în care sunt folosite date personale: de exemplu, recrutarea sau administrarea contractelor cu clienții. Nu este o listă nominală de angajați ori clienți. Începe cu procesul real și verifică rolul companiei pentru acea prelucrare.
| Reper | Ce pregătești sau verifici | Întrebarea de lucru |
|---|---|---|
| Proces și responsabilitate | Identifică activitatea, rolul de operator sau persoană împuternicită și persoana din echipă care poate confirma informațiile. | Pentru cine și în ce scop prelucrăm datele? |
| Date și destinatari | Descrie categoriile relevante, destinatarii și eventualele transferuri. Completează evidența cerută de rolul companiei. | Cine primește datele și ce face cu ele? |
| Păstrare și securitate | Documentează informațiile aplicabile despre ștergere și securitate. Revizuiește fișa când se schimbă procesul sau un furnizor și păstrează explicația. | Fișa corespunde practicii de astăzi? |
Cerințele diferă. Art. 30 alin. (1) din GDPR prevede conținutul evidenței operatorului, inclusiv scopuri, categorii de persoane și date, destinatari și informațiile condiționate privind transferurile, ștergerea și securitatea. Alineatul (2) privește categoriile de activități efectuate de persoana împuternicită în numele fiecărui operator. O companie poate avea roluri diferite pentru procese diferite.
Excepția nu este generală. Art. 30 alin. (5) păstrează obligația pentru prelucrările care nu sunt ocazionale, pot genera un risc pentru persoane ori includ categoriile speciale sau datele penale indicate de normă. Prin urmare, numărul mic de angajați nu justifică singur omiterea unei prelucrări recurente.
Art. 30 alin. (3)–(4) cere evidențe scrise, inclusiv electronice, puse la dispoziția autorității la cerere. Completarea ori exportul unui registru nu reprezintă o aprobare a prelucrărilor. Temeiul juridic poate fi documentat suplimentar pentru organizarea analizei, dar nu este enumerat ca rubrică distinctă în art. 30; obligațiile privind legalitatea prelucrării se verifică separat.
Revizuit la . Regulamentul (UE) 2016/679, art. 30 alin. (1)–(5), în forma consolidată, inclusiv rectificarea din 2018. Reperele de organizare nu înlocuiesc analiza legalității prelucrărilor.
Un proces fictiv de administrare a solicitărilor clienților. Demonstrația explică organizarea informațiilor, fără a decide temeiul juridic sau obligațiile firmei.
Scopul, persoanele vizate, datele și rolul organizației se clarifică pentru procesul efectiv. Informațiile necunoscute rămân întrebări deschise.
O fișă completată nu confirmă singură conformitatea prelucrării.
Date fictive. Schimbarea perspectivei explică procesul; nu înregistrează operațiuni în aplicație.
Activitatea și rezultatul rămân legate de context, de oamenii implicați și de materialele pe care te bazezi.
Registrul pornește de la ceea ce face organizația cu datele.
Cererile și evaluările se leagă de procesul și persoana relevante.
O schimbare păstrează istoricul și motivul actualizării.
Spune-ne cum lucrați acum și unde ai nevoie de sprijin.